Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

gespreksverslag.online is een dienst waarmee coaches gesprekken omzetten in gestructureerde verslagen. De coach die een account aanmaakt, is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van diens cliënten. Wij treden op als verwerker: we verwerken gegevens namens de coach, volgens diens instructies, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst die bij registratie wordt aanvaard.

2. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens van de coach: e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Cliëntgegevens die de coach zelf invoert: naam of pseudoniem, en de inhoud van verslagen
• Audio-opnamen van gesprekken, uitsluitend tijdelijk tijdens het transcriptieproces
• Transcripten en gegenereerde verslagteksten
• Betaalgegevens, verwerkt door Stripe (wij zien of bewaren geen kaartgegevens)

3. Hoe we deze gegevens gebruiken

Uitsluitend om de dienst te leveren: audio omzetten naar tekst, een verslag genereren op basis van het door de coach ingerichte sjabloon, en dat verslag beschikbaar te maken als PDF. We gebruiken deze gegevens niet voor marketing, training van AI-modellen, of enig ander doel buiten het leveren van de dienst.

4. Audio-opnamen

Audio wordt getranscribeerd op onze eigen server, niet gedeeld met een externe transcriptiedienst. Het audiobestand wordt direct na (poging tot) transcriptie verwijderd en niet bewaard.

5. Externe partijen die gegevens verwerken

• Supabase — database en accountbeheer
• Anthropic — genereert de verslagtekst op basis van het transcript
• Stripe — verwerkt betalingen voor het abonnement
• Vercel — hosting van de applicatie

Met elke partij is een verwerkersovereenkomst afgesloten die past bij de aard van de verwerkte gegevens.

6. Bewaartermijn

Verslagen en cliëntgegevens blijven bewaard zolang het coach-account actief is, of totdat de coach ze zelf verwijdert. Bij opzegging van een account kan de coach om verwijdering van alle gegevens verzoeken.

7. Rechten van betrokkenen

Cliënten van een coach die hun gegevens willen inzien, corrigeren of laten verwijderen, kunnen dit bij hun coach aangeven. De coach kan deze verzoeken via het account afhandelen, of contact met ons opnemen voor ondersteuning daarbij.

8. Contact

Vragen over dit privacybeleid kun je sturen naar de contactgegevens vermeld bij je account, of via de coach bij wie je in begeleiding bent.